松田軽太の日記

企業の情シスで働いています。このブログでは読んだ本など思いつくままに書いています。

Excelのショートカットキーで、ほんのちょっとだけど生産性を上げてみる

こんにちは!松田軽太です。

首相自らが働き方改革を大きな目標としているというニュースを毎日のように目にします。

働き方改革で重要なのは、仕事の生産性の向上です。従来の終身雇用制って、どのくらい会社に自分が拘束されるか?が評価の基準になっていました。

これは高度経済成長の時代のように、物を作って売ることが大きな目的で、商品を製造するために工場に2直とか3直で長時間拘束されるという社会では正しい評価だったのかもしれません。

「仕事をする」という意味が「世の中に価値を提供すること」と考えると、製造業であれば商品そのものに社会的な価値がありますが、しかし現代の仕事は工場で商品を製造するだけが仕事ではありません。

事務作業であれば、日々の売上予算実績表などの集計表が会社の経営判断に使われるので、集計表の数字そのものに価値があるということになります。

ということは、いかに短時間で集計表を作れるか?が生産性の向上ってことになりますよね。

ではそれらの集計表はどのように作られているでしょうか?

情報システムが整備されているような、ある程度の規模の会社であれば、BIツールと呼ばれるボタンを押すと自動的に売上金額と予算金額を集計してくれる便利でナイスな仕組みが用意されているかもしれません。

ちなみにBIツールのBIとは「ビジネスインテリジェンス」の略です。

BIツールが用意されていない会社ではどうされているでしょうか?
おそらく、毎日、コンピューターの白黒画面や紙で印刷された売上表を見ながらExcelに転記していたりしませんか?

では、こういう職場環境で生産性を上げるにはどういう方法があるでしょうか?

集計したい数字が画面や紙に表示されるのであれば、Excelへの打ち込み作業は残念ながらなくなりません。
生産性をあげられるのは、Excelに数字を入力するところからになりますね。

ところでExcelって意外にキーボードだけで操作できるって知っていますか?

実は僕の職場では、意外にショートカットキーでの操作を知らなかったので、何にかに教えてあげたら喜ばれたのです。

Excelにはマウスを使わずにキーボードだけで、けっこう操作ができるんですね。

それのどこが生産性向上に関係するのかというと、ショートカットキーを覚えると、マウス操作が減らせるのです。

そんなの大した工数削減にならないように感じるかもしれませんが、慣れるとマウスで操作するのがウザいと感じるようになります。

ということでもしご存じでなければ、騙されたと思ってショートカットキーでExcelを操作してみてください。

■一瞬でデータの先頭や最後に移動する。
ここで押すのはキーボードの「Ctrl」と矢印を押します。
データの一番下の行に移動したいのでば「Ctrl」と「↓」を押します。
データの一番左橋に移動したいのであれば「Ctrl」と「→」を押します。

これはすごく簡単なので、是非、やってみてください。


今日の日付をチャチャっと入れる
「Ctrl」と「;」を押すと日付がセットされます。


セル選択の範囲を操作する
「Ctrl」と矢印を押すセルの選択範囲をキーボードだけで操作できます。


セル選択を解除する
「Shift」と「ー」を押すとセル選択を解除できます。


新しいsheetを追加する
「Shift」と「F11」を押すと新しいSheetが追加されます。


まだまだ他にもありますが、まずはこういったところから慣れていくといいですよ。

会社の中ではExcelって「使えて当たり前」という空気があって、なかなか聞きにくい感じがあったりしませんか?

あるいは本当はもっと便利な操作方法があるんだど、職場の先輩が知らなければ、便利な操作を知る機会もないですよね?

Excelってアホみたいに機能が多いので、知れば知るほど、仕事が楽ちんになります。

人間の脳はその性能の1割くらいしか使っていないと言われてますが、Excelも全部の機能の1割くらいしか使われてないんじゃないでしょうかね?

もし興味を持ったら、本屋さんでExcelの説明書をパラっと見てみてください。
ネットでもアチコチに親切な人が丁寧に解説してくれています。

ショートカットキーなんて覚えるのは難しくないですが、ショートカットキーというものを知らなければ調べる機会すらありませんよね。

自分の仕事は自分で調べて楽しちゃいましょう。
ちょっとでも生産性が上がれば、僕たちの貴重な時間をもっと自分の楽しいことに割り当てることができます。

ということで、Excelさんを使い倒してあげてくださいね。

あなたの1日を1時間増やす! 魔法のExcelショートカットキー

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