松田軽太の日記

企業の情シスで働いています。このブログでは読んだ本など思いつくままに書いています。

脱Excelの救世主なんじゃね? 無料で使えるWEBデータベース「プリザンター」

こんにちわ!松田軽太です。

 

今回は無料で使えるWEBデータベース「プリザンター」の紹介です。

プリザンターとはオープンソフトといって誰でも無料で使えるソフトです。

 

プリザンターを説明する前に、ちょっと最近のExcelについて考えてみます。

最近、よく「Excel方眼紙」とか「ネ申Excel」とか、なんだかExcelが厄介者みたいに書かれているネット記事をよくみかけます。

 

これだけ皆がお世話になっているExcelが悪者扱いされる理由は何故でしょうか?

だって今更、ノートに手書きで管理なんて出来ないですよね?



Excel方眼紙って何が悪いの?

Excel方眼紙とは「データとして使いにくいExcelファイル」のことを指します。

会社の中での定型帳票ってExcelで作られていることが多いですよね?

 

例えば議事録とか総務系の申請書とかの記入用雛形がExcelで作られていることは多いと思います。

 

紙に印刷して捺印して提出したり回覧する分には、別にExcelであろうとWordであろうと構わないのでしょうが、それをデータとして活用するとなると、圧倒的にExcelの方が便利になります。

 

Wordで作った表だと、ちょっと行を増やすと枠がズレたりしてレイアウトが崩れてしまいことがありますが、その点、Excelだとレイアウトが崩れにくく便利なのでExcel方眼紙がよく使われる点なのでしょうね。

 

しかし本来であれば便利になるはずのExcelファイルですが、セル構成がダメだとデータとして使うことすらできなくなります。

 

その昔(今もそうかもしれませんが)よく市役所に提出するような、名前を一文字づつ升目に書く欄がありますが、これがExcelのセルでも忠実に再現されている残念なレイアウトがあります。

 

一つにセルに一文字だからセルにフィルタをかけて名前をするのも一苦労です。

 

なんでこんなことになってしまうのかといえば、そのレイアウト書式を作った人の発想が紙の運用のままだったのでしょうね。




Excelはみんなで更新できない

便利で使い勝手のいいExcelですが、Excelで困ったことの「あるある」として基本的に一人づつでしかファイルが開けないので同時更新ができないというのがあります。

同じExcelファイルを皆で使っていたら、他の人は前の人が終わるまで待っていなければなりません。



まるでトイレの個室が空くのを待ってるみたいです。

そして待ってる間に他の仕事をしていると、すっかりそのファイルに入力することすら忘れてしまうことがしばしばあります。

(実際に僕もよくそういうことがあります)



ところが最近、そんなExcel困りごとを解決できますよ!というソフトの評判をよく見かけるようになりました。

これらは一般的に「WEBデータベース」と呼ばれています。

 

ざっと製品名を挙げると「サイボウズ社 Kintone」と「ジャストシステム UnitBase」を見かけることが多いですね。



サイボウズ社 Kintone

kintone.cybozu.co.jp

 

ジャストシステム社 UnitBase

www.justsystems.com

 

その中でも特に有名なのはサイボウズ社の「Kintone」ですかね。グループウェアで有名な会社なので、職場で使われている人も多いのはないかと思います。

ジャストシステム社は日本語ワープロの代名詞である「一太郎」を販売している会社ですね。

 

Kintoneはすでに7000社を超える企業に導入されているというから、その人気っぷりには驚きです。

 

ちなみにサイボウズ社の社名のサイボウズという言葉は「サイバー」と「坊主(ボウズ)」を組み合わせた造語だと聞いたことがあります。


Kintoneは「金斗雲(きんとうん)」をもじった名前だとか。金斗雲のようにどこでも自由に必要なデータを参照できるようにしたい、という意味が込められているそうです。


ということでKintoneは「誰でも簡単に使えるWEBデータベース」というサービスなのです。

僕も試用版を使ってみたことがありますが、クラウドサービスといってパソコンが無くてもスマホからでも操作ができるので、確かに誰でも簡単に使えるように、すごく操作が簡単で上手いこと出来てます。

 

パソコンで使うデータベースでお馴染みなのはマイクロソフトAccessかもしれないですが、Accessはいまいち使い方がわかりにくくて苦手な人も多くいます。

(僕の周りにもAccessは苦手!っていう人が多いです)


でもKintoneは操作が簡単なので、誰でも初歩的なデータベースが作れるのです。

 

では何故、Excelでやっている作業をKintoneに置き換える必要があるのかというと「同じファイルを複数人で同時更新できる」からです。

Excelの時のように、誰かが作業を終えるまで待っていなくていいんです。

それってスゴいメリットですよね。

 

しかしKintoneを利用するには費用が掛かります。安いプランだと一人につき月額780円です。

まぁ、ラーメン一杯分の料金なので高くはないですね。これくらいの金額なら稟議書を出さなくても、利用できそうです。

 

でも一人だけで使うなら別にKintoneである必要もないですから、せっかくKintoneを使うなら複数人で情報を共有することになります。

 

それが10人なら月額7,800円だし、100人なら78,000円です。

例えば100人で一年間使うとなる936,000円です。

 

さすがに90万円と考えるとけっこうな金額です。おそらくなかなか予算が通らないってこともあるのではないでしょうか?

 

いずれにせよ、これだけお金を払うのだから、それに見合う便利さを感じたいですよね。

実は僕の会社でもKintoneを導入しようか、という話が出たのですが、全社員で使うとなると費用もバカにならないので上司に却下されました。

 

しかし、そうはいってもExcelではなく情報を共有できるようにしたい、という課題は依然として会社にあるんですよね。そんな皆様に朗報です。

「脱Excel」で検索していたら、「プリザンダー」というソフトを見つけました。

 

無料で使えるWEBデータベース「プリザンター」

公式サイトはこちらになります。

pleasanter.org

 

前置きが長くなりましたが、要するにプリザンターとは無料で使えるKintoneみたいなソフトなんです。

 

とはいえスマホの無料アプリのようにダウンロードしたらすぐに使えるわけじゃありません。

プリザンターを動かすサーバー機器が必要だし、データベースソフトも自分で用意しなければなりません。

自分でサーバー機器やデータベースソフトを買って運用することを「オンプレミス」と言います。

 

一応、プリザンダーにもKintoneのように月額で利用できるプランもあるようですが、せっかくプリザンダーを使うなら月額費用が掛からないようにオンプレミスで運用したいところです。



無料で使えるって怪しいんじゃないの?

「無料で使える」というと嬉しくなってしまいますが、でも、ちょっと冷静になると「っていうか無料っていうのは最初だけで、どこかでお金を取ろうしてるんじゃないの?」と心配にもなりますよね。

 

ゲームでも最初は無料だけど、アイテムでどんどん課金されたりしますよね。でもプリザンダーは本当に無料で使えます。



プリザンダーを開発しているのは?

プリザンダーは株式会社インプリムが開発しています。

pleasanter.org

 

会社設立は2017年3月ということなので、創業されて間もない会社です。

システム開発会社のエンジニアが独立起業したようです。

 

株式会社インプリムが掲げている事業コンセプトは「マネジメント快適化」です。

マネージメントって地味に手間と時間がかかりますよね。

スタッフの個人宛てにメールで連絡して、ExcelやWordで報告書が届くとそれらを開いて内容確認して、またメールで返信するという作業を繰り返していると連絡漏れや間違いといったトラブルが起こりがちです。

 

プリザンダーは今、まさに国を挙げて取り組んでいる働き方改革に効果的なサービスなのですね。


プリザンダーってどんなサービスなのかちょっと試してみたいと興味が沸いた方やKintoneを導入したいけど、どうしても予算が取れないとお嘆きの方は、クラウドでも3ユーザーなら無料で利用できるので、まずは自分で触って試してみると良いと思います。


ちなみに「プロジェクト管理」アプリのデモサイトが公開されていました。

https://pleasanter.azurewebsites.net/

ここのサイトをみるとイメージがしやすいかと思います。

 

しかし、いろいろと便利な世の中になったものです。