松田軽太の日記

企業の情シスで働いています。このブログでは読んだ本など思いつくままに書いています。

理事会を無駄な会議から意味ある会議に換える3つの方法

こんにちわ!松田軽太です。

分譲マンションに住むと、いつの日か理事会役員になる日がやってきます。

理事会役員になると月に一回、理事会が開催されます。

僕はくじ引きで理事長になってしまったんですが、まず戸惑ったのが、理事会の運営方法でした。


会議が時間の無駄になる理由
まず理事会役員が10人ほど集まって会議をするワケですが、みんな初めて会う人ばかり、誰が誰やら名前も分かりません。

なにしろ僕の住んでるマンションの理事会は全員、輪番で全員が初めての理事会だったのです。

会議アジェンダは管理会社のフロントマンが作成して、その場で全員に配布さるました。しかし議題は「定例会議」とだけ書いてあります。

前任の理事長からは、理事長の印鑑を預かっただけ。
もちろんこんな状態でマトモな会議なんて出来るワケがありません。
まぁ、初回だから仕方がないかとモヤモヤしたままでいると一時間で理事会は終わりました。

会議の進行役を明確にする
正直、初回の理事会は典型的な無駄会議でした。
なぜ無駄会議になってしまったのかと会議の様子を振り返ってみると、まず誰が進行するのかが明確になっていませんでした。

例えばテレビのバラエティー番組であれば、くり~むしゅうの上田さんの今田耕司さんのように進行役の司会者が番組を的確に廻します。会議でもそういう役割が必須なのです。

会社の会議でもよくありますが、お互いに空気を読もうとして誰も発言しない会議ってありますよね?
そういう場合、会議の進行役は発言しやすいように参加者に話を振ったりするのが大切です。

あるいは一人だけでず~っと話が止まらない人っていますよね?そういう場合、進行役は話を切り上げさせる必要があります。
まさに会議の進行役はバラエティー番組のMCなんです。

会議の議題を明確にする
そもそも会議のその場で、会議アジェンダを配布されても、皆、まずその場で読み出すので意見が出るわけありません。ましてや状況も知識もないマンション運営の意見なんて何も思いつくわけがないのです。

これも典型的なダメ会議のパターンですよね。

実は僕の職場での会議も、まさに典型的なダメ会議でした。職場ではダメ会議を改善するために、会議アジェンダは前日までに配布するルールになりました。

また会議の進行役が、その会議で何を話し合うのか明確にしておかなくてはマトモな会議にはなりません。
ということで、ダメ会議を脱するためには、その会議の目的を進行役(要するに理事長)が把握しておく必要があるのです。

グループウェアやメールを活用して近代化する
マンション理事会の運営はビックリするほどアナログ感満載な運用方法で昭和にタイムスリップしたのかと思うくらい、紙で運営されていました。

おそらくずーっと運用方法が変わっていないのでしょう。まぁ、一年限りの輪番制では仕方がないかもしれません。ともかく非効率的なこと、この上ないです。

職場では当然の如くグループウェアや電子メールを使ってますので、マンション理事会でもせめて電子メールくらいは使えるようしましょう。

可能であればグループウェアを使いたいところです。無料で使える便利なグループウェアといえば、サイボウズLiveですが、残念ながら2019年3月にサービス終了になってしまいます。

実は僕らもサイボウズLive難民になっています。
う~ん、サイボウズLiveが便利すぎて、他のちょうど良い代替えサービス が見つかりません。
(でも、こんなに便利なサービスを今まで使わせてくれてサイボウズさん、ありがとう!)


ということで、もしこれを読んでいるアナタが運悪く理事長になってしまったら、まずはこの3つをやってみると、理事会運営が楽になりますよ。
まぁ、どれもこれも職場の会議でやってることを理事会に応用しただけなんですが。

いずれにしても理事長は孤独で辛い役割なので、無駄なことや面倒くさいことはやめて楽しましょう。